1. MỤC ĐÍCH
• Hỗ trợ người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế TNCN thuận tiện hơn.
• Ngăn chặn các hành vi trốn thuế, đảm bảo tính minh bạch trong quyết toán thuế.
• Thúc đẩy tự động hóa quy trình kê khai, quyết toán, hoàn thuế TNCN.
2. ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN
• Tổ chức chi trả thu nhập: Doanh nghiệp, tổ chức có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế TNCN thay cho người lao động.
• Cơ quan thuế: Cục Thuế các tỉnh/thành phố, Cục Thuế Doanh nghiệp lớn.
3. THÔNG TIN CẦN CUNG CẤP
Mỗi tổ chức chi trả thu nhập phải lập danh sách kê khai và cung cấp thông tin về số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân, bao gồm:
• Thông tin chung: Chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước (NSNN).
• Thông tin cá nhân:
• Mã số thuế (MST)
• Họ và tên người nộp thuế
• Số thuế TNCN đã khấu trừ
• Số thuế đã nộp vào NSNN
• Số thuế nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có).
4. PHƯƠNG THỨC KÊ KHAI VÀ NỘP DỮ LIỆU
• Kê khai thông tin trên phần mềm HTKK hoặc công cụ hỗ trợ kê khai của Tổng cục Thuế.
• Xuất file dữ liệu theo định dạng XML.
• Gửi thông tin qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế ngay sau khi hoàn thành nộp thuế.
5. THỜI GIAN TRIỂN KHAI
• Tổng cục Thuế đã nâng cấp hệ thống CNTT, tổ chức chi trả thu nhập thực hiện kê khai và cung cấp thông tin ngay khi công văn có hiệu lực.
⸻
HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC THỰC HIỆN KÊ KHAI MẪU BIỂU
Bước 1: Chuẩn bị thông tin cần kê khai
Tổ chức chi trả thu nhập cần tổng hợp đầy đủ dữ liệu về thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân, bao gồm:
• Danh sách nhân viên được khấu trừ thuế TNCN.
• Chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước (NSNN).
• Mã số thuế, tên, số thuế đã nộp, số thuế bù trừ (nếu có).
Bước 2: Sử dụng phần mềm kê khai thuế
• Mở phần mềm HTKK (hoặc phần mềm kê khai khác do Tổng cục Thuế cung cấp).
• Chọn Tờ khai thuế TNCN theo mẫu biểu phù hợp.
• Nhập thông tin chi tiết của từng cá nhân theo dữ liệu đã chuẩn bị.
Bước 3: Xuất file dữ liệu XML
• Sau khi hoàn thành kê khai, chọn Xuất file XML.
• Kiểm tra lại dữ liệu trước khi gửi.
Bước 4: Gửi dữ liệu lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
• Đăng nhập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Tải lên file XML vừa xuất.
• Kiểm tra và xác nhận gửi tờ khai.
Bước 5: Theo dõi và chỉnh sửa sai sót (nếu có)
• Cơ quan thuế sẽ kiểm tra thông tin. Nếu có sai sót, tổ chức chi trả thu nhập cần chỉnh sửa và nộp lại.
• Kiểm tra tình trạng hồ sơ trên hệ thống TMS của cơ quan thuế.
⸻
6. THỜI HẠN KÊ KHAI VÀ NỘP MẪU BIỂU
Nguyên tắc chung
Doanh nghiệp phải kê khai và cung cấp thông tin ngay sau khi thực hiện nộp thuế TNCN vào ngân sách nhà nước.
Thời hạn cụ thể
Thời hạn nộp mẫu kê khai này phụ thuộc vào kỳ kê khai thuế TNCN của doanh nghiệp:
1. Doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo tháng
• Hạn nộp tờ khai và tiền thuế: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.
• Hạn nộp mẫu kê khai danh sách thuế TNCN đã nộp thay: Ngay sau khi thực hiện nộp thuế TNCN.
2. Doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo quý
• Hạn nộp tờ khai và tiền thuế: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.
• Hạn nộp mẫu kê khai danh sách thuế TNCN đã nộp thay: Ngay sau khi thực hiện nộp thuế TNCN.
3. Trường hợp nộp bổ sung, điều chỉnh
• Nếu doanh nghiệp có nộp bổ sung thuế TNCN do sai sót hoặc điều chỉnh nghĩa vụ thuế, thì cũng phải cập nhật lại mẫu kê khai này ngay sau khi hoàn thành nộp bổ sung.
Chế tài xử phạt nếu nộp chậm, nộp trễ
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu tổ chức chi trả thu nhập nộp chậm hoặc không kê khai theo quy định có thể bị xử phạt:
• Nộp chậm dưới 5 ngày: Phạt từ 2 - 5 triệu đồng.
• Nộp chậm từ 5 - 10 ngày: Phạt từ 5 - 8 triệu đồng.
• Nộp chậm trên 10 ngày: Phạt từ 8 - 15 triệu đồng.
• Không nộp hoặc kê khai sai thông tin làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế: Phạt đến 25 triệu đồng.
⸻
7. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Đối với Cơ quan thuế
• Thành lập Tổ chỉ đạo, Tổ triển khai để giám sát thực hiện.
• Hướng dẫn, tuyên truyền đến các tổ chức chi trả thu nhập về quy định mới.
• Theo dõi, đôn đốc tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin đầy đủ, đúng hạn.
• Xử lý sai sót, hỗ trợ các đơn vị gặp vướng mắc.
Đối với tổ chức chi trả thu nhập
• Thực hiện kê khai đúng quy định, nộp dữ liệu kịp thời.
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi để tránh sai sót.
• Liên hệ cơ quan thuế khi có vướng mắc để được hỗ trợ.
⸻
8. THÔNG TIN HỖ TRỢ
• Nghiệp vụ thuế: (0243.9719.472 máy lẻ 7194) | Email: ntha02@gdt.gov.vn
• Hỗ trợ ứng dụng CNTT: (0243.7689.679 máy lẻ 2180) | Email: nhomhttdt@gdt.gov.vn
KẾT LUẬN
Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng thời hạn kê khai mẫu biểu này ngay sau mỗi lần nộp thuế TNCN để tránh bị xử phạt và đảm bảo công tác quyết toán thuế TNCN chính xác, minh bạch.