Chi phí nào được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)?

Điều kiện để khoản chi được tính là chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN

Theo quy định tại Luật Thuế Thu nhập Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn, để một khoản chi phí được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

1. Khoản chi thực tế phát sinh: Chi phí phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Các khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.

3. Thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng, thanh toán qua thẻ, v.v.).

Các khoản chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

1. Chi phí nhân sự & tiền lương

• Tiền lương, tiền công, phụ cấp cho nhân viên theo hợp đồng lao động.

• Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn theo quy định.

• Chi phí thuê nhà cho nhân viên nếu có hợp đồng lao động và được thỏa thuận trong hợp đồng.

• Chi phí đào tạo nhân viên nếu phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh.

2. Chi phí văn phòng & quản lý

• Chi phí mua văn phòng phẩm, điện, nước, internet, điện thoại phục vụ hoạt động kinh doanh.

• Chi phí thuê văn phòng, thuê kho bãi, nếu có hợp đồng thuê và chứng từ hợp lệ.

• Chi phí bảo trì, sửa chữa tài sản, trang thiết bị văn phòng.

3. Chi phí dịch vụ thuê ngoài

• Chi phí quảng cáo, tiếp thị, truyền thông, thiết kế website.

• Chi phí thuê tư vấn pháp lý, kế toán, kiểm toán, thuế.

• Chi phí thuê dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, vận chuyển hàng hóa.

4. Chi phí tài chính & thuế

• Lãi vay ngân hàng nếu phục vụ hoạt động kinh doanh và trong giới hạn quy định.

• Các khoản thuế, phí, lệ phí mà doanh nghiệp phải nộp theo quy định (ngoại trừ thuế TNDN).

5. Chi phí khấu hao tài sản cố định

• Doanh nghiệp được tính khấu hao tài sản cố định theo quy định nếu tài sản đó phục vụ hoạt động kinh doanh.

• Tài sản cố định phải có hóa đơn hợp lệ, được đăng ký theo dõi trên hệ thống kế toán.

6. Chi phí khác có chứng từ hợp lệ

• Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí hợp lý.

• Chi phí bảo hộ lao động cho nhân viên theo quy định của pháp luật.

• Các khoản chi khác có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và phù hợp với hoạt động kinh doanh.

Lưu ý quan trọng

❌ Các khoản chi không được tính là chi phí hợp lý bao gồm:

• Chi phí không có hóa đơn, chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ.

• Chi phí không phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

• Chi phí vượt mức quy định của pháp luật về thuế.

Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định về kế toán, hóa đơn, chứng từ và chính sách thuế để đảm bảo chi phí được ghi nhận hợp lệ khi tính thuế TNDN.