thtax.com - thtax.vn - thtax.com.vn

Những lưu ý quan trọng trong khi viết hóa đơn

Hóa đơn GTGT là chứng từ kế toán cực kỳ quan trọng, chính vì thế mà khi xuất và nhận hóa đơn thì kế toán cần kiểm tra cẩn thận những thông tin của cả hai bên. Cùng xem những lưu ý quan trọng trong khi viết hóa đơn để có thể tránh được tối đa các rủi ro xảy ra cho doanh nghiệp.

 

 

Viết hóa đơn cần lưu ý những gì?


Những lưu ý quan trọng trong khi viết hóa đơn
 
 1. Hóa đơn chỉ cần ký tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” hoặc “Người bán hàng”
 
Theo quy định tại Công văn 46422/CT-TTHT ngày 10/7/2017, trường hợp người đại diện pháp luật, Thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức “Người bán hàng” thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào bên trái của hóa đơn theo quy định.
 
Theo quy định, đối với trường hợp trên hóa đơn GTGT của đơn vị có đồng thời cả 2 tiêu thức “Người bán hàng” (ký, ghi rõ họ tên) và “Thủ trưởng đơn vị” (ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) nếu Thủ trưởng đơn vị đã ký tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” thì không cần ký vào tiêu thức “Người bán hàng” trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía bên trái hóa đơn.
 
Nếu trên hóa đơn không có tiêu thức “Người bán hàng” mà thay vào đó là “Người lập” hay “Thủ trưởng đơn vị” và nếu các chỉ tiêu trên hóa đơn đầy đủ, đảm bảo không dẫn đến cách hiểu sai về nội dung của hóa đơn thì hóa đơn đó vẫn được coi là hóa đơn hợp lệ để hạch toán kế toán.
 
✦ 2. Đóng dấu “Bán hàng chuyển khoản” trên hóa đơn có hợp lệ không?
 
Theo quy định tại Công văn 51995/CT-TTHT ngày 2/8/2017 thì khi lập hóa đơn, người bán bắt buộc phải ghi tại chỉ tiêu “Hình thức thanh toán” là tiền mặt hoặc chuyển khoản. 
 
Những trường hợp mua hàng không trực tiếp như mua qua fax, mua qua điện thoại,…thì Công ty không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn, người bán chỉ cần ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, qua fax và người mua không cần ký hóa đơn.
 
Tuy nhiên, ở tiêu thức của người mua hàng, bên bán đóng dấu “Bán hàng chuyển khoản”. Nếu các nội dung khác trên hóa đơn vẫn đầy đủ, đảm bảo không hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn thì hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ, dùng để hạch toán và kê khai thuế theo quy định.
 
✦ 3. Bản in lần 2 cuả hóa đơn tự in có cần thêm chữ “Copy”?
 
Theo quy định tại Công văn 49520/CT-TTHT ngày 24/7/2017 thì hóa đơn tự in, khi in hóa đơn cho khách hàng thì mỗi liên hệ của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần. Nếu in từ lần 2 trở đo thì phải thể hiện là bản sao bằng cách thêm chữ “Copy”.
 
✦ 4. Hóa đơn sử dụng mực đỏ có được chấp nhận không?
 
Theo như quy định ở Công văn 51188/CT-TTHT ngày 31/7/2017 thì hóa đơn không được phép sử dụng mực đỏ. Tuy nhiên, Cục thuế TP. Hà Nội chấp nhận các trường hợp hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có sử dụng mực đỏ, nhưng vẫn đáp ứng được đúng nguyên tắc và điều kiện chuyên đổi theo quy định ở Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì được coi là hóa đơn hợp lệ, được tính vào chi phí được trừ.
 
✦ 5. Hóa đơn ghi địa chỉ nếu thiếu chữ “Việt Nam” so với Giấy phép kinh doanh có hợp lệ hay không?
 
Theo Công văn 44519/CT-TTHT ngày 3/7/2017 thì trường hợp Công ty tra cứu thông tin trên trang web và thông tin trên đăng ký kinh doanh bị sai font chữ, dòng tiêu thức địa chỉ Công ty trên website thiếu từ “Việt Nam” so với Giấy phép đăng ký kinh doanh, nhưng các tiêu thức khác đảm bảo đúng, đầy đủ và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp thì được coi là hóa đơn hợp lệ để sử dụng hạch toán, kê khai thuế theo quy định.
 
Bài viết trên đã chia sẻ những lưu ý quan trọng trong khi viết hóa đơn. Nếu doanh nghiệp chưa có kế toán hoặc kế toán chưa đủ kinh nghiệm giải quyết các thủ tục này thì hãy liên hệ với Công ty dịch vụ kế toán Thanh Hạnh để được giúp đỡ. Nhân viên kế toán chuyên nghiệp của Thanh Hạnh sẽ giúp doanh nghiệp làm hóa đơn nhanh và phù hợp với quy định của pháp luật.